В процессе деятельности любого предприятия создается огромное количество документов, фиксирующих отношения данного предприятия с другими юридическими лицами, а также события и операции, происходящие внутри предприятия. Несомненным является тот факт, что часть документов должна периодически уничтожаться, в противном случае в переполненном ненужной документацией архиве предприятия невозможно будет найти действительно нужный, ценный документ. Многие документы предприятия имеют юридическую силу и в случае возникновения имущественных, трудовых и прочих споров могут использоваться в качестве письменного доказательства. Именно поэтому уничтожение документов — очень ответственный процесс.
Сроки хранения документовДокументы предприятия имеют различную практическую ценность и значение. Часть документов довольно быстро теряет значимость, а некоторые документы используются очень долго. В любом случае документация может уничтожаться только после истечения установленного для нее срока хранения. Все документы предприятия классифицируются в соответствии со сроками хранения:
Если учесть, что существует категория документации постоянного хранения, объем которой в ходе производственной деятельности предприятия будет ежегодно увеличиваться, то становится понятной необходимость уничтожения менее значимых документов, срок хранения которых уже истек. Если регулярно не отбирать и не уничтожать ненужные документы, то архив предприятия может превратиться в склад разрозненной макулатуры, а работникам предприятия при необходимости будет трудно найти важный документ.
Порядок уничтожения документовСроки хранения документов установлены Перечнем типовых документов. На отобранную для уничтожения документацию с истекшим сроком хранения составляется специальный акт, который утверждает руководитель предприятия. После этого отобранная документация уничтожается. Для четкой и слаженной работы различных структурных подразделений предприятия с документацией необходимо ежегодно осуществлять отбор документов, часть из которых — сдавать на хранение в архив, а часть документов с истекшим сроком хранения — уничтожать. Обычно уничтожению подлежат менее ценные, так называемые первичные документы.
Работа с документацией на предприятии должна строиться таким образом, чтобы сотрудники не отвлекались от своих основных служебных обязанностей. Поэтому некоторые предприятия пользуются услугами профессионалов по архивному хранению документации. Многие предприятия и организации обращаются за помощью к специалистам с целью уничтожения документации с истекшим сроком хранения.